Compreender as Bases de Dados do Access

Como sabemos, as Bases de Dados são colecções de informações devidamente estruturadas e organizadas. No Access, todas as Bases de Dados são armazenadas num único ficheiro que contém os seus respectivos objectos. Os objectos da base de dados são os seus principais componentes, pois asseguram os diversos procedimentos associados à sua utilização e manipulação.

Os seguintes objectos estão disponíveis no Painel de Navegação e são apresentados numa orientação vertical.

TABELAS

Objecto que apresenta todas as tabelas da base de dados. As tabelas são colecções de dados sobre um determinado tema, que serão armazenados sobre a forma de registo e campos.

CONSULTAS

Objecto que apresenta todas as Consultas de base de dados. As consultas são utilizadas para seleccionar um conjunto de informações, normalmente segundo condições pré-estabelecidas. Também podem ser utilizadas como a origem de registos para formulários, relatórios e páginas de acesso a dados.

FORMULÁRIOS

Objecto que apresenta todos os formulários da base de dados. Também designados por ecrãs de apresentação, são utilizados para introduzir ou apresentar dados numa base de dados. Um formulário pode representar um painel de navegação que abre outros formulários e relatórios na base de dados ou uma caixa de diálogo personalizada que aceita as entradas do utilizador e executa acções com base nessas entradas.

RELATÓRIOS

Apresenta todos os relatórios de base de dados. Os relatórios são uma forma eficaz de apresentar

os dados num formato impresso, e podem assumir diversas formas, desde uma simples tabela a listagens com agrupamento de dados e cálculos numéricos.

MACROS

Apresenta todas as Macros da base de dados. As marcas são constituídas por um conjunto da comandos que têm por objectivo automatizar tarefas comuns de dados. Ao utilizar grupos.

MÓDULOS

Os Módulos são um conjunto de declarações, instruções e procedimentos executados na linguagem de programação do Access (VISUAL BASIC), com o objectivo de facilitar a gestão da informação, executando acções difíceis de conseguir em modo de utilização.

CONSTRUÇÃO DE TABELAS EFICIENTES

Uma base de dados é constituída por grupos de campos organizados em tabelas. Por sua vez, uma tabela é uma estrutura de dados que tem o propósito de armazenar um grupo específico de informação organizado em registos e campos. Cada grupo de informação será armazenado na sua tabela específica, sendo possível estabelecer entre as mesmas relacionamentos que facilitem a compreensão e utilização dos seus respectivos dados.

O planeamento de uma base de dados começa precisamente pela definição e estruturação de um conjunto de tabelas. Por conseguinte, este processo poderá condicionar o sucesso da aplicação, pois os restantes objectos como consultas, formulários ou relatórios assentam em tabelas pré-definidas.

OPÇÕES PARA A CRIAÇÃO DE UMA TABELA

O Access 2007 disponibiliza um conjunto de opções para a criação de uma nova tabela. Antes de começarmos este procedimento temos de considerar os diferentes modos de criação, bem como as particularidades associadas a cada um.

INTEGRIDADE REFERENCIAL
Em alguns relacionamentos o Access pode reforçar a integridade referencial, quando podemos inserir ou apagar registos em tabelas relacionadas. A integridade referencial ajuda a garantir que os relacionamentos entre os registos são válidos e que nós não apagamos acidentalmente dados relacionados. O Access pode reforçar a integridade referencial quando as condições são conhecidas:

• O campo relacionado pela primeira tabela é chave primária ou tem uma única indexação.
• Os campos relacionados têm o mesmo tipo de dados.
• Ambas as tabelas pertencem à mesma base de dados do Access (se as tabelas estão ligadas, elas têm que pertencer à mesma base de dados do Access).

Na janela da imagem do ponto "Criação de Relacionamentos" podemos assinalar as opções relacionadas com a integridade referencial. No entanto, só assinalando a primeira opção, podemos assinalar as outras duas. As opções são as seguintes:

• Impor a integridade referencial. Não é permitido introduzir um valor de um registo num campo que é chave estrangeira, se esse valor não existir num registo da tabela onde aquele campo é chave primária.
• Propagar actualização dos campos relacionados. Não pode ser alterado o valor de um registo num campo que é chave primária numa tabela, se numa outra tabela relacionada com a primeira, existirem registos que apresentam esse mesmo valor no campo correspondente (chave estrangeira).
• Propagar Eliminação dos campos relacionados. Não poder ser eliminado um registo numa tabela, se, numa outra tabela relacionada com a primeira, existem registos que apresentem, no campo chave estrangeira, valores que correspondem ao registo que se pretende eliminar.

TIPOS DE RELACIONAMENTOS

Para relacionamentos em que a integridade referencial é reforçada, existe a possibilidade de estabelecer um de dois tipos de relacionamento: "um-para-muitos". No caso do tipo de relacionamento ser de "um-para-muitos", cada registo na primeira tabela pode ser associado com muitos registos na tabela relacionada, ou seja, cada valor do campo chave primária aparece muitas vezes na tabela relacionada. No relacionamento de "um-para-muitos", cada registo da primeira tabela pode ser associado apenas com um registo da tabela relacionada. Na maioria dos casos, ambas as tabelas estão ligadas pelo campo chave primária. Este tipo de relacionamento não é muito usual, utilizando-se normalmente para dividir tabelas com muitos campos em tabelas mais pequenas.

Muitos-para-muitos em campos de múltiplos valores

Conforme já referimos no capítulo 2, esta é uma nova funcionalidade do Access 2007. Como o próprio nome sugere, este é um campo que pode guardar vários valores de uma só vez. Para configurar um campo com estas características, teremos de recorrer às suas propriedades, mais concretamente à Lista de pesquisa (ver 6.4). Nesta secção, seleccionamos a tabela que contém os valores a serem inseridos neste campo e accionamos a propriedade permitir vários valores (alterar o não para sim).

ALTERAÇÃO DA ESTRUTURA DA RELACIONAMENTOS

Caso seja necessário, podemos efectuar alterações numa estrutura de relacionamentos já criada e guardada. Para tal, devemos começar por aceder à janela de relacionamentos, clicando sobre o botão relações no separador ferramentas da Base de Dados do friso

Para alterar as opções de integridade referencial deveremos seleccionar o relacionamento respectivo e, posteriormente, seleccionar o botão editar relações.

Para eliminar uma linha de relacionamento entre duas tabelas, basta clicar sobre ela uma vez (o que provoca a sua relação) e, em seguida, clicar em eliminar.

Para visualizar os relacionamentos da nossa Base de Dados devemos escolher a opção (todas as relações) no separador ferramentas da Base de Dados para visualizar um relacionamento em particular, devemos escolher a opção (relação directas), no mesmo separador.

NAVEGAÇÃO NOS RELACIONAMENTOS
Tal como já foi referido, a utilidade da imposição de relacionamentos